1. Aanmelding en inschrijving Aanmelding voor een reis van Dorcas wordt gedaan door het inschrijfformulier van de betreffende reis in te vullen en dit met een kopie van het paspoort naar Dorcas te sturen per reguliere post. Binnen een week na ontvangst wordt een bevestiging van de aanmelding verzonden, waarin tevens wordt vermeld wie de contactpersoon van de betreffende reis is.
2. Reissom en betaling
Op het inschrijfformulier van de betreffende reis is aangegeven wat de wijze van betaling is. Na ontvangst van een (deel-)betaling is de deelname aan de reis bevestigd. Bij de reissom zijn inbegrepen: vervoer vanaf het vertrekpunt van de reis, drie maaltijden per dag (dit geldt alleen voor jongerenreizen), accommodatie, verzorging en visa die reeds in Nederland aangevraagd zijn. Niet inbegrepen zijn: verzekeringen, consumpties, excursies, vervoer in de eigen tijd, visa die ter plaatse verkregen worden en eventuele vaccinaties.De reissommen zijn zorgvuldig bepaald. Dorcas behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen wanneer zij zelf gesteld wordt voor onvoorziene en onvermijdelijke prijswijzigingen. De deelnemers zullen zo snel mogelijk op de hoogte gehouden worden van dergelijke wijzigingen.
3. Aansprakelijkheid
Dorcas is niet aansprakelijk voor vertraging, verlies, vermissing of schade en voor de gevolgen van ongeval of ziekte tijdens dereis, door welke oorzaak dan ook. Ingeval van een negatief reisadvies door Nederlandse autoriteiten, waardoor een reis wordt geannuleerd, kan Dorcas niet aansprakelijk gesteld worden. Indien blijkt dat de belangstelling voor een reis onvoldoende is, behoudt Dorcas zich het recht voor een reis te annuleren in de periode van 12-6 weken voor vertrek, E.e.a. in overleg met degenen die zich inmiddels hebben aangemeld. In alle overige gevallen blijft de annuleringsregeling van kracht. (zie punt 8 annuleren/wijzigen).
4. Projectbijdrage
Voor jongerenreizen geldt dat voor elke reis een vaste projectbijdrage per deelnemer wordt berekend. De hoogte daarvan wordt op het inschrijfformulier van de reis kenbaar gemaakt. De projectbijdrage komt ten goede aan het project waar de deelnemers in gewerkt hebben. Voor de overige reizen (werk- en zakenreizen) worden per reis afspraken gemaakt over de projectbijdragen.
5. Verzekering
Deelnemers aan reizen van Dorcas dienen zelf zorg te dragen voor een reis- en ziektekostenverzekering en een annuleringsverzekering. Tevens dien je WA-verzekerd te zijn. Alle activiteiten die deelnemers ondernemen tijdens een reis van Dorcas zijn voor eigen risico en op vrijwillige basis.
6. Paspoort en visum
Voor alle reizen dient men in het bezit te zijn van een geldig paspoort dat nog zes maanden geldig is na de datum van terugkeer in Nederland. Het is niet mogelijk te reizen met een verlopen paspoort of een paspoort dat binnen zes maanden na datum van terugkeer in Nederland verlopen is. Eventuele visa worden op initiatief door Dorcas vooraf verzorgd of ter plaatse geregeld. In geval de visa vooraf aangevraagd worden, worden deelnemers verzocht het toegestuurde visumformulier alleen te ondertekenen. De formulieren worden door Dorcas ingevuld. Indien nodig zullen deelnemers gevraagd worden ontbrekende informatie te verstrekken.
7. Vaccinaties
De noodzaak van vaccinaties of andere medicatie verschillen per land. Hierover dien je zelf informatie in te winnen (ziewww.lcr.nl). De benodigde vaccinaties/medicatie dien je zelf te regelen. Je kunt dit doen via je huisarts of GGD.
8. Annuleren/wijzigingen
Bij annulering na aanmelding tot zes weken voor vertrek is men 50% van de reissom verschuldigd. Bij annulering binnen zes weken voor vertrek is men de volledige reissom verschuldigd. Verhindering van deelname dient onmiddellijk ter kennis te worden gebracht van de contactpersoon van de betreffende reis. In een dergelijk geval dienen eventueel reeds ontvangen reisbescheiden direct en compleet te worden teruggestuurd aan de contactpersoon van de betreffende reis bij Dorcas.
Dorcas behoudt zich het recht voor om -indien noodzakelijk- wijzigingen aan te brengen in wijze van vervoer, route, programma of accommodatie van de reis. Dorcas kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele druk- en zetfouten.
9. Informatieavond/reisbescheiden
De deelnemers worden uitgenodigd om vier tot twee weken voor vertrek een informatieavond bij te wonen waarbij de reisleider en overige deelnemers aan de betreffende reis aanwezig zullen zijn. Tijdens deze informatieavond wordt het gedetailleerde programma van de reis doorgenomen, wordt projectinformatie van de te bezoeken projecten gegeven en is er gelegenheid om vragen met betrekking tot de reis te stellen. Indien mogelijk worden paspoorten met visa op de informatieavond aan de deelnemers teruggegeven. Vliegtickets worden op de informatieavond overhandigd of worden aan de reisleider meegegeven die deze meeneemt naar Schiphol. In het geval van e-tickets worden de tickets digitaal naar de deelnemers verzonden of door Dorcas geprint en aan de reisleider meegegeven.
10. Klachten
Dorcas doet haar uiterste best om het de deelnemers aan haar reizen zo goed mogelijk naar de zin te maken. Mocht erdesondanks toch reden zijn tot een klacht, dan kan de deelnemer zich wenden tot de reisleider. Mocht je er dan toch niet uitkomen of de klacht is niet naar tevredenheid behandeld, kun je je tot één maand na afloop van de reis richten tot Dorcas Hulp Nederland. Dorcas Hulp Nederland zal na ontvangst direct contact met je opnemen voor afhandeling van de klacht.
11. Gedrag tijdens de reis
Door ondertekening van het aanmeldingsformulier ga je ook akkoord met het uitgangspunt van Dorcas, dat zij geen aanstoot wil geven aan christenen en niet-christenen (zie 1 kor.10: 31-33). Het is daarom van belang dat je bij de verschillende reizen rekening houdt met je gedrag en met de kleding die je draagt. Hierover zul je uitvoerig worden geïnformeerd bij de voorbereiding van de betreffende reis die je hebt gekozen.
12. Evaluatie
Aan de voorbereiding en uitvoering van de reis besteedt Dorcas de uiterste zorg. Dorcas streeft naar voortdurende verbetering.Jouw reactie/suggesties zijn daarom welkom. Ondanks de door Dorcas bestede zorg kan het voorkomen dat zich een probleem voordoet. Men wordt te allen tijde verzocht dit direct te melden aan de contactpersoon en/of reisleider van de betreffende reis.
Na afloop van iedere reis ontvangt men van Dorcas een specifiek evaluatieformulier waarop men een aantal indrukken,suggesties e.d. kan aangeven. Ook wordt iedere reis geëvalueerd door de coördinators van Dorcas in de landen die zijn bezocht. Deze reacties stelt Dorcas in de gelegenheid om de reizen goed af te stemmen op de wensen/behoeften/mogelijkheden van de deelnemers en de te bezoeken projecten en landen
Reizen voor ondernemers
